Em nosso último conteúdo foi apresentada a diferença entre as áreas de Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH). Hoje iremos apresentar e discutir os subsistemas que compõem a área de DP, mas antes disso, é fundamental relembrarmos que o objetivo deste setor é realizar os registros legais e necessários para a administração burocrática, cumprindo com as legislações que regem a relação Capital x Trabalho.
Desta maneira, neste texto iremos citar algumas funções do DP que são:
Admissão de Novos Colaboradores
Ao final do processo seletivo o setor de RH, juntamente com o gestor da área contratante deverá informar o nome e contato da pessoa selecionada para que o DP repasse a lista de documentos legais para o registro deste junto a empresa. Com tais documentos em mãos, a empresa esta habilitada a emitir o registro oficial de sua entrada na organização e realizar as devidas anotações junto a carteira de trabalho (Obs. desde setembro de 2019 não existe a necessidade da anotação na carteira de trabalho física, basta a existência da CTPS Digital). Lembrando que ao registrar este novo trabalhador se deve considerar o número da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO);
Aplicação das Leis Trabalhistas e Previdenciárias
Os (as) profissionais que atuam no setor de DP devem se manter atualizados (as) quanto as mudanças na legislação trabalhista e previdenciária a fim de garantir que os procedimentos legais sejam cumpridos. Assim, é necessário que tais profissionais conheçam e tenham competência para cumprir a Consolidação das Leis trabalhistas (CLT), Consolidação das Leis da Previdência Social (CLPS), Normas Regulamentadoras de Higiene e Segurança no Trabalho (NRs), Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), Acordos Coletivos de Trabalho (ACT), Leis Complementares e Medidas Provisórias;
Normas
Cada empresa possui seus padrões normativos, sendo que algumas poderão demonstrar rigidez extrema com relação, por exemplo, à pontualidade nos horários de entrada e saída dos trabalhadores, punindo-os severamente quando ocorrem desvios nesse sentido. No entanto, existem empresas que permitem certa liberdade nessa norma, deixando a cargo do próprio trabalhador o horário de entrada e saída. Então, o DP poderá auxiliar a empresa a estabelecer dispositivos que regem essa conduta, podendo ser, por exemplo: Intervalos dentro da jornada; Horários (horário móvel, banco de horas);
Normas Disciplinares, Norma de Portaria, Norma de faltas e atrasos
Ainda é de competência do setor de DP informar a empresa a respeito das normas que deverão ser cumpridas tanto pelo contratante, como também, pelos trabalhadores. Entre elas é possível citar: Norma de horas extras; Norma de utilização do refeitório; Normas de utilização do posto bancário;
Absenteísmo
Os gestores da empresa são responsáveis em informar a área de DP a respeito das faltas dos trabalhadores, assim como, atrasos e saídas antecipadas que ocorreram durante um determinado período. O DP realizará o gerenciamento dos indicadores que possibilitará subsidiar análises de variações e tendências de horas perdidas de trabalho;
Folha de Pagamento, Holerith, Interpretação, Extrato do Trabalhador
O DP tem como principal função a folha de pagamento que em alguns casos torna-se uma atividade terceirizada a um escritório contábil. A folha de pagamento segue um cronograma estabelecido pela CCT e é sustentada a partir do cartão de ponto. Já o Holerith, Interpretação, Extrato do Trabalhador consiste na observância do vencimento e descontos de acordo com o mês vigente (por exemplo, INSS, IRRF, FGTS)
Demissão de Colaboradores
Independente da razão pelo qual uma pessoa está sendo desligada da empresa não cabe ao setor de DP realizar a notificação da demissão. Esta é uma responsabilidade do gestor responsável por esta pessoa, porém, cabe ao DP legalizar a situação do trabalhador através da quitação ou rescisão contratual que consiste na identificação das contas finais que deverão ser realizados entre contratante e contratado. Neste documento constarão os descontos e proventos relativos à movimentação (crédito/débitos) existentes até a data da finalização do contrato de trabalho. Após será realizada a baixa na carteira de trabalho onde ocorrerá o registro da saída efetiva do trabalhador da empresa e posteriormente realizar-se-á a homologação que consiste na rescisão contratual junto ao sindicato ou delegacia do trabalho, o que dá a aprovação final para o processo demissional;
Espero que tenham gostado e possam aproveitar muito! Qualquer dúvida ou colocação, fico à disposição.